Etex-hoofdkantoor: 100% Smart Workplace-migratie als eerste referentielocatie van de groep
Hoe het hoofdkantoor in Zaventem de baken-locatie werd voor de modern workplace-uitrol van een wereldwijd high-tech bouwbedrijf.
Etex is een wereldwijde high-tech bouwgroep met hoofdkantoor in Zaventem (België), met operaties in Europa, Noord- en Zuid-Amerika en Azië. Als Regional Service Delivery Engineer leidde ik de migratie van het Zaventemse hoofdkantoor naar 100% Smart Workplace-toestellen — Windows 10 + Microsoft 365 + Intune-beheerd — wat het de eerste referentielocatie van de groep voor de uitrol maakte. Parallel coördineerde ik de Cisco Meraki-netwerkuitrol en de Logitech RoomMate-vergaderzalen, draaide ik Level-2-ondersteuning met Problem/Incident/Change-discipline en hield ik het asset- en Active Directory-beheer voor de site bij.
De context
Het hoofdkantoor van Etex draaide op een heterogene vloot opgebouwd over jaren: gemengde Windows-builds, lokaal geïnstalleerde productiviteitstools, handmatig domein-joined machines, ad-hoc vergaderzaalhardware en een Citrix-pad gebruikt als workaround wanneer lokale laptops faalden. De groep had zich gecommitteerd aan een wereldwijde Smart Workplace-standaard — Intune-beheerde Windows 10, Microsoft 365-productiviteit, modern device management — en het hoofdkantoor was gekozen als eerste referentielocatie omdat wat in Zaventem werkt het operationele model voor elk ander Etex-land zou zetten.
First-reference-site-programma's dragen asymmetrisch risico. Als de migratie aanslepen of het gebruikersvertrouwen breken, onderhandelt elk volgend land over concessies en erodeert de globale standaard. Als ze schoon landen, wordt de uitrol een copy-paste-oefening. De druk ging minder over het aantal toestellen en meer over het omvormen van een eenmalig project tot een gedocumenteerd, herhaalbaar model.
Bovenop de migratie liep het dagdagelijks werk door: Level-2-supporttickets, probleem/incident/wijzigingsbeheer, juistheid van het assetregister, Active Directory-administratie, plus de parallelle projecten op Cisco-switches en Logitech RoomMate-zalen. Smart Workplace moest landen zonder de bestaande dienstverlening te verslechteren.
De aanpak
Ik sequencete de migratie zo dat de eerste weken in de fundamenten gingen die Intune nodig heeft om betrouwbaar te zijn: schone Azure AD-groepen, juiste apparaatregistraties, voorspelbare autopilot-enrolment en policies die de gebruiker op dag één niet bevechten. Toestellen werden voorbereid in golven die aansloten op de business-kalender — financiële sluitingen, juridische review-vensters, bestuurreis — zodat geen team Smart Workplace-dag te zien kreeg midden in een kwartaal-einde.
Hardware-beslissingen werden met dezelfde lens genomen. De installatie van Cisco-switches werd gesynchroniseerd met de nieuwe toestelsgolf zodat netwerkside controles aansloten op Intune-side controles. Logitech RoomMate-vergaderzaalsystemen en Barco Clickshare-units werden parallel uitgerold zodat de nieuwe Smart Workplace-ervaring zich uitbreidde naar vergaderzalen — daar wordt de perceptie van 'moderne IT' bij senior staf gevormd. Microsoft AVD- en Citrix-paden bleven beschikbaar tijdens de transitie voor legacy-applicaties die de compatibiliteitstest niet hadden afgerond.
Gedurende het hele programma hield ITIL-discipline de rest van de dienst intact. Problemen werden geregistreerd wanneer ticketclusters op een diepere oorzaak wezen; wijzigingen liepen via change management met rollback-plannen; incidenten op legacy-toestellen werden gesloten zonder af te glijden naar 'we migreren ze gewoon sneller'. Asset Management en Active Directory-hygiëne werden in dezelfde cadans behandeld — want als de migratie eindigt met een 100% Smart Workplace-vloot maar een vermoeide AD en een drijvend assetregister, heb je het salon gepoetst maar de back-office niet.
Belangrijkste beslissingen
- Behandel het hoofdkantoor als een eerste referentielocatie, niet als een eenmalig project — elke stap gedocumenteerd om hergebruikt te worden door het volgende land.
- Front-load Intune-fundamenten (Azure AD-groepen, apparaatregistraties, autopilot-enrolment) voordat je gebruikersapparaten aanraakt.
- Sequence migratiegolven rond business-kalenders (financiële sluitingen, juridische vensters) om kritieke periodes te beschermen.
- Rol Cisco Meraki-netwerk, Logitech RoomMate en Barco Clickshare parallel uit zodat de moderne ervaring zich uitstrekt naar vergaderzalen.
- Houd Microsoft AVD- en Citrix-paden levend tijdens de transitie voor applicaties nog in compatibiliteitstest — geen geforceerde cutovers.
- Draai Level-2-ondersteuning met formele Problem/Incident/Change-discipline zodat business-as-usual niet degradeerde tijdens de migratie.
- Houd assetregister en Active Directory-hygiëne in dezelfde cadans als de migratie zelf.
Resultaten
- →100% Smart Workplace-toestelmigratie voltooid in het hoofdkantoor in Zaventem, de eerste referentielocatie van de groep.
- →Cisco Meraki-switchuitrol parallel met de toestelsmigratie geleverd.
- →Logitech RoomMate- en Barco Clickshare-vergaderzaalsystemen uitgerold over het hele HQ.
- →Level-2-ondersteuning, probleem- en wijzigingsbeheer behouden tijdens het hele programma zonder dienstdegradatie.
- →Juistheid van assetregister en Active Directory bewaard tijdens een vlootbrede migratie — geen vanzelfsprekend resultaat.
Wat ik heb geleerd
- ▸First-reference-site-programma's zijn templating-oefeningen vermomd als migraties. Documenteer alsof het volgende land over je schouder meeleest.
- ▸Modern endpoint-beheer faalt als de fundamenten gehaast zijn. Een schone Azure AD en juiste apparaatregistraties zijn meer waard dan welke migratie-tool ook.
- ▸Vergaderzalen vormen de perceptie van 'moderne IT' bij executives méér dan laptops. Sequence ze erbij.
- ▸ITIL-discipline (Problem/Incident/Change) is wat een transformatieprogramma ervan weerhoudt de onderliggende dienst stilletjes te degraderen.
Plan je een wereldwijde modern-workplace-uitrol en moet de eerste site zuiver landen?
Ik neem referentielocatie-migraties in handen — Intune, Microsoft 365, Cisco/Meraki, vergaderzalen — zodat het volgende land niet opnieuw over de standaard hoeft te onderhandelen. 30 minuten scoping.